A gestão de compras hospitalares vai muito além de reduzir custos da instituição. Essa tarefa apresenta enorme relevância pois se tratando de serviços de saúde, a qualidade dos materiais não pode apresentar baixa qualidade.
Por isso, os profissionais do setor devem buscar sempre a melhor relação custo-benefício, favorecendo o financeiro sem afetar o padrão de atendimento oferecido.
Continue a leitura e descubra os passos essenciais para se obter uma boa gestão de compras e como a tecnologia pode facilitar esse processo.
A importância do planejamento para o setor de compras hospitalares
O planejamento é fundamental para o setor de compras hospitalares, afinal, a maioria dos insumos utilizados por esse tipo de instituição são essenciais para o seu funcionamento e plena assistência aos pacientes.
Sem um planejamento eficaz na gestão de compras hospitalares, itens primordiais para o atendimento podem faltar no estoque, interrompendo as atividades e correndo o risco de gerar danos aos clientes pela falta dos materiais necessários.
Ao mesmo tempo que não se pode deixar faltar insumos, também não se deve estocar itens em grande quantidade, pois alguns materiais, embora utilizados com frequência, possuem alto custo, causando grandes impactos no financeiro da instituição.
Isso sem contar a ocupação desnecessária do espaço da central de abastecimento e material ocioso no estoque, que pode acabar perdendo a validade ou até mesmo sendo danificado, causando a sua inutilização.
Passos essenciais para a boa gestão de compras hospitalares
Agora que você já conhece a importância do planejamento para o setor de compras hospitalares, confira quais são as melhores práticas para conquistar uma boa gestão:
1. Verificar a procedência: Conforme citamos anteriormente, é importante que a qualidade dos insumos seja tão boa quanto o preço. Até mesmo itens básicos como algodão e esparadrapo precisam ter um alto padrão, pois influenciam diretamente na satisfação dos pacientes e no nível de atendimento oferecido pela equipe de enfermagem.
2. Definição de prioridades: É fato que a maioria dos itens são essenciais para o funcionamento da instituição hospitalar e prestação de serviço eficaz. No entanto, a gestão de compras hospitalares deve estar sempre atenta às tendências, crises, falta de produtos ou descontinuidade de medicamentos. É preciso definir prioridades para garantir que nada falte. Um exemplo recente é a falta de sedativos e oxigênio no mercado devido ao aumento do uso pelos pacientes com COVID-19.
3. Monitorar os estoques com frequência: É preciso realizar inventários periodicamente e avaliar a acuracidade. Nunca se deve confiar apenas no sistema de gerenciamento, pois a falta de insumos é capaz de prejudicar o paciente e a imagem da instituição, além de causar perdas financeiras.
4. Evite desperdícios: Como nós já mencionamos, todos os itens utilizados pelos hospitais representam um valor significativo. Até mesmo os itens considerados mais baratos podem corresponder a uma grande porcentagem dos custos. Sendo assim, é essencial evitar desperdícios. Algumas recomendações para isso são: Dispensar sempre os produtos mais próximos da data de validade, evitar compras desnecessárias ou em quantidades incorretas, priorizar produtos com boa qualidade, armazenar todos os insumos adequadamente (respeitando a quantidade máxima de empilhamento e temperatura adequada de armazenamento) e evitar avarias.
Como a tecnologia ajuda na gestão de compras hospitalares?
A gestão de compras hospitalares pode utilizar os recursos tecnológicos para facilitar e otimizar os processos.
Por meio de um sistema é possível avaliar os fornecedores em quesitos que vão muito além do preço, tais como prazo de entrega, qualidade dos produtos e datas de validade, por exemplo.
Desse modo, é possível evitar compras inadequadas, com dificuldades de entregas ou outros problemas que prejudiquem o funcionamento da instituição.
A tecnologia também facilita a administração do estoque e o processo de compras, pois possibilita que sejam adquiridos itens de acordo com o consumo, evitando que fiquem parados no estoque.
Além disso, ao contar com o apoio de recursos tecnológicos, o risco de erros humanos reduz consideravelmente, tendo em vista que o sistema faz todo o planejamento automatizado.
Usando uma ferramenta específica para gestão de compras hospitalares também é possível comparar preços, calcular e encontrar o melhor prazo de entrega e consultar avaliações de outras instituições sobre o mesmo fornecedor.
Por fim, essas tecnologias reduzem as tarefas manuais e permitem que o setor de compras ganhe mais tempo para focar em outras atividades mais importantes para aumentar o desempenho do hospital.
Considerações finais
Conforme você pôde ver, a gestão de compras hospitalares é muito mais do que promover a economia.
É preciso estar atento às necessidades dos pacientes e da instituição, além de estar sempre alerta ao cenário de saúde do país e das indústrias hospitalares.
Uma gestão de compras eficiente se preocupa com a qualidade dos serviços oferecidos, com a satisfação dos clientes e com o pleno funcionamento do hospital. Para isso, é possível contar com a ajuda de recursos tecnológicos eficazes a fim de assegurar que nenhum item essencial falte.
Além de uma gestão de compras eficiente, se você busca reduzir gastos e ainda assim manter a qualidade de seus funcionários, uma ótima opção é a terceirização dos profissionais da saúde. Entenda tudo o que você precisa saber sobre a terceirização e quais são os benefícios para sua organização: clique aqui.